Zasady wystawiania faktur w KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce, wprowadzając jeden, ustandaryzowany model faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. System stopniowo staje się rozwiązaniem obowiązkowym dla podatników VAT, co oznacza, że znajomość zasad wystawiania faktur w KSeF jest niezbędna zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.
Czym jest faktura w KSeF
W KSeF wystawiane są wyłącznie tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty w formacie elektronicznym XML, zgodnym ze ściśle określoną strukturą logiczną (schemą). Zwykły „PDF z programu” nie jest sam w sobie fakturą KSeF – dopiero poprawnie przygotowany plik XML przesłany i przyjęty przez system staje się fakturą ustrukturyzowaną.
Zakres elementów faktury wynika z ustawy o VAT (art. 106e) oraz przepisów wykonawczych, natomiast sama struktura techniczna jest zdefiniowana w schemach publikowanych dla KSeF 2.0. Oznacza to, że każda faktura musi zawierać obowiązkowe pola, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, daty, pozycje towarowe/usługowe, kwoty netto, VAT i brutto, a także odpowiednie oznaczenia szczególnych procedur.
Ogólne zasady wystawiania faktur w KSeF
Wystawianie faktur w KSeF opiera się na kilku kluczowych etapach: przygotowaniu treści, przygotowaniu technicznym, autoryzacji użytkownika oraz wysyłce i weryfikacji dokumentu.
-
Przygotowanie merytoryczne faktury
Przedsiębiorca lub biuro rachunkowe wprowadza wszystkie wymagane dane do systemu finansowo‑księgowego lub aplikacji zintegrowanej z KSeF. Obejmuje to m.in. dane kontrahentów, opis towarów i usług, stawki VAT, rabaty, formę i termin płatności oraz ewentualne dodatkowe oznaczenia wymagane przepisami. -
Przygotowanie techniczne (pliku XML)
Program księgowy lub aplikacja generuje plik XML zgodny z obowiązującym schematem KSeF. Użytkownik nie musi ręcznie tworzyć XML – robi to oprogramowanie – ale musi zadbać o jego poprawną konfigurację i aktualność schem. -
Autoryzacja użytkownika
Fakturę może wystawić tylko osoba posiadająca nadane uprawnienia w KSeF – podatnik, osoba przez niego upoważniona, lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu. Uprawnienia nadaje się poprzez system KSeF (np. z użyciem kwalifikowanego podpisu, pieczęci lub profilu zaufanego) z możliwością delegowania ich konkretnym pracownikom. -
Wysłanie faktury do KSeF
Po przygotowaniu dokumentu następuje jego wysyłka do KSeF – albo z poziomu programu księgowego, albo poprzez bezpłatne narzędzia udostępniane przez administrację skarbową. System weryfikuje zgodność faktury ze schemą logiczną, sprawdza poprawność danych technicznych i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF. -
Przyjęcie lub odrzucenie faktury
Jeżeli struktura XML jest poprawna, faktura zostaje przyjęta, otrzymuje numer KSeF, a wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). W przypadku błędów w strukturze lub niespełnienia wymogów schemy dokument zostaje odrzucony i trzeba go poprawić oraz ponownie wysłać.
Datą wystawienia faktury jest data nadania numeru KSeF przez system, a data udostępnienia jej nabywcy wynika z zasad odbioru faktur w systemie (np. poprzez dostęp z wykorzystaniem tokenu lub powiązanie po NIP).
Jakie faktury muszą być wystawiane w KSeF
Po pełnym wdrożeniu obowiązkowego KSeF, zasadą będzie, że wszyscy podatnicy VAT – zarówno czynni, jak i zwolnieni – wystawiają faktury poprzez KSeF, z pewnymi wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
W KSeF wystawiane są m.in.:
-
standardowe faktury VAT,
-
faktury VAT marża,
-
faktury w odwrotnym obciążeniu,
-
faktury zaliczkowe i końcowe,
-
faktury bez VAT dla podatników zwolnionych,
-
faktury VAT RR i faktury korygujące VAT RR.
Z obowiązku mogą być wyłączone m.in. wybrane przypadki faktur w szczególnych procedurach (np. OSS, IOSS), faktury dla konsumentów w określonych sytuacjach czy transakcje dokumentowane w innych systemach, przy czym katalog wyjątków określają przepisy wykonawcze do ustawy o VAT.
Rola programów księgowych i biur rachunkowych
W praktyce większość przedsiębiorców nie będzie wystawiać faktur „bezpośrednio w KSeF”, lecz poprzez swoje systemy finansowo‑księgowe, które komunikują się z platformą za pomocą interfejsów API. Program staje się „frontem” do wprowadzania danych, a KSeF – miejscem ich rejestrowania, przechowywania i udostępniania.
Przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania faktur w jego imieniu, wskazując je jako podmiot uprawniony w KSeF lub nadając uprawnienia konkretnym pracownikom biura. W takim modelu to biuro odpowiada za techniczne wystawienie faktur, natomiast odpowiedzialność podatkowa za ich treść pozostaje po stronie podatnika.
Tryb online, offline i awaryjny
KSeF przewiduje różne tryby pracy, aby zapewnić ciągłość fakturowania: tryb online, w którym faktury są na bieżąco wysyłane do systemu, tryb offline – gdy podatnik wystawia faktury i wysyła je z opóźnieniem, oraz tryb awaryjny na czas niedostępności systemu. W każdym z tych trybów obowiązują określone zasady dotyczące terminów przesyłania dokumentów i oznaczania faktur.
Dla przedsiębiorcy kluczowe jest, aby proces wystawiania faktur był tak zorganizowany, by nawet w razie awarii łącza czy systemu księgowego możliwe było dotrzymanie ustawowych terminów przesłania faktur do KSeF oraz właściwe oznaczanie dokumentów wystawionych w trybie awaryjnym.
Praktyczne konsekwencje dla firm
Przejście na faktury w KSeF wymaga od firm dostosowania procesów, przeszkolenia pracowników oraz aktualizacji oprogramowania. Zmienia się sposób doręczania faktur nabywcom, obowiązki w zakresie przechowywania (system przechowuje faktury przez długi okres), a także moment uznawania faktury za wystawioną i otrzymaną, co wpływa na rozliczanie VAT i podatku dochodowego.
Z drugiej strony KSeF przynosi też korzyści – umożliwia automatyzację pobierania faktur zakupowych, ułatwia kontrolę obrotu, zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentów i może skrócić czas obsługi księgowej, zwłaszcza w większych organizacjach. Właściwe zrozumienie zasad wystawiania faktur w KSeF to pierwszy krok do bezproblemowego funkcjonowania w nowym systemie e‑fakturowania.
źródło: ksef.podatki.gov.pl
